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Wer ein historisches Eisenbahnfahrzeug fachgerecht aufarbeiten will oder eine Museumsbahn historisch authentisch betreiben möchte, muss wissen, wie unsere Väter und Vorväter diese Fahrzeuge und Infrastruktur technisch betreut und betrieben haben. Zeitzeugen, die hierüber berichten können, werden leider immer weniger. Umso wichtiger werden deshalb schriftliche Quellen wie Pläne, Zeichnungen, Dienstvorschriften, Gebrauchs- und Wartungsanleitungen, Instandhaltungsanweisungen, Fortbildungsliteratur oder Lehrbücher. Sie möglichst umfassend zugänglich zu machen, ist das Ziel des VDMT-Dokumentenarchivs. Das Archiv wird ausschließlich digital geführt. 

Auf bekannte bereits an anderer Stelle digital verfügbare Dokumente wird aus dem VDMT-Dokumentenarchiv verlinkt. Für Archive, die ihre Bestände digitalisieren wollen, stellt der VDMT die Software gern zur Verfügung, sofern gegenseitige Nutzung gewährleistet wird. Für die Verschlagwortung der Dokumente haben eine Richtlinie erstellt und Normdateien hinterlegt. Hierbei bedienen wir uns der „Sprache der Eisenbahner“ und verwenden die Begrifflichkeit früherer Dienstvorschriften der Bahn.

Die Recherche im VDMT-Dokumentenarchiv ist für jedermann kostenfrei möglich. Für VDMT-Mitglieder ist der Download der vom VDMT erfassten Dokumenten (Exemplare in der Bibliothek VDMT-Archiv) kostenlos, Dritte können demnächst Dokumente gegen eine maßvolle Bearbeitungsgebühr beziehen. Damit soll der Betrieb des Archivs, den die VDMT-Mitglieder bereits mit ihren Mitgliedsbeiträgen abgelten, ebenfalls refinanziert werden. Der VDMT verfolgt mit dem Archiv keinerlei kommerzielle Interessen.